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08 May Del espacio al impacto: cómo elegir la sede perfecta
Cuando llega el momento de planificar un evento corporativo, la selección del lugar adecuado es un item relevante para el éxito de la actividad.
Al momento que una empresa o institución decide la realización de un evento (conferencia, presentación de producto, seminario), la selección de la sede es uno de los aspectos más relevantes para alcanzar los objetivos propuestos, ya que el espacio ayudará al posicionamiento de la imagen corporativa, la publicidad de un servicio o producto, o la generación de clientes potenciales.
¿Qué aspectos analizar al momento de definir este ítem tan importante?
Ambientación
La estética se establecerá considerando el tipo de evento, la estructura del salón en cuanto a sus dimensiones, la iluminación (si está ubicado en un subsuelo o si tiene luz natural), los accesos, y el mobiliario. Por ejemplo, en el caso del lanzamiento de una fragancia, la creatividad estará orientada a la decoración con telas, flores, y con una destacada presencia del producto en recepción y espacios de desplazamientos, para lograr el contacto con los invitados.
Espacios abiertos para coffee break y actividades de networking. Foto: Cassa Lepage Art Hotel.
Otro aspecto a considerar es el tipo de armado, es decir si se dispondrán mesas redondas, rectangulares, sillas en auditorio, livings para acciones de networking, y a la duración total de la actividad. ¿Cómo realzar el fondo de escenario y banners que informan y promocionan la reunión?, utilizando las denominadas luces frías, direccionadas hacia estos sin producir calor.
Sonido y equipamiento técnico
Es considerado uno de los aspectos fundamentales para el éxito de los eventos presenciales o híbridos, y en el que hay que focalizar con especial atención.
La instalación y manejo específico de todo el equipo técnico (micrófonos, notebooks, cañón, pantallas LED, plataforma ZOOM) se delegará en la contratación de un proveedor idóneo y experto. Es relevante efectuar una prueba general antes de la fecha del evento, a fin de reducir a la máxima expresión los imprevistos, o si suceden solucionarlos con eficacia y prontitud.
El estrado es el punto focal, en el cual se ubica el anfitrión y los disertantes. Foto: Cassa Lepage Art Hotel.
Identidad visual y señalética
En la comunicación de los eventos, el diseño de las acreditaciones, los certificados, los banners, el fondo de escenario, constituyen parte fundamental del branding visual.
La señalización de espacios, a través de las piezas gráficas, permiten a los asistentes acceder con autonomía a determinados sectores de la sede, resultando de suma utilidad para indicar salas de disertaciones plenarias o paralelas, espacios de networking, sala VIP entre otros.
Guardarropas y sanitarios
En época invernal, el guardarropas tiene el objetivo de brindar comodidad a los asistentes. Si el salón posee un sector destinado a tal fin, quienes se encuentren a cargo atenderán con cortesía y agilidad, ubicando ordenadamente las pertenencias y planificando el sistema de control de los abrigos y carteras.
La sede deberá contar con sanitarios completos y señalizados, considerando la presencia de personal encargado de su limpieza y constante acondicionamiento.
Un mix de arte y elegancia resulta ideal para la ambientación del evento. Foto: Cassa Lepage Art Hotel.
Seguridad y servicio médico
La primera condición de seguridad es que un evento sea organizado profesionalmente. Una de las áreas críticas en cuanto a este aspecto es la recepción, que debería contar un sistema de acreditaciones ágil y ordenado, considerando la inscripción previa de los participantes. En el caso de funcionarios de gobierno de alto rango, es recomendable efectuar una visita previa de la sede con personal de seguridad y ceremonial, para que conozcan los accesos, ubicación de los salones y del estacionamiento.
Otro aspecto de suma importancia es la contratación de un seguro de responsabilidad civil y servicio médico de alta complejidad, que cubra desde el inicio hasta la finalización del evento.
El área de recepción es el primer impacto que recibe el asistente a un evento. Foto: Cassa Lepage Art Hotel.
Servicio de catering
La cocina o sector establecido para la preparación y presentación de los alimentos, será un espacio con limpieza rigurosa, y con todos los elementos necesarios para garantizar su adecuada conservación. Según el tipo de evento, la diversidad de tareas que se efectúan en la cocina requiere de distintas zonas, por lo que debería procurarse la división de funciones del personal.
No es lo mismo una conferencia en la que solamente se sirve un desayuno de bienvenida para cincuenta invitados, que un congreso internacional con coffee breaks y almuerzo buffet durante tres días, para mil asistentes. Como premisa fundamental, considerar siempre el acondicionamiento de los espacios en relación al tipo de armado (mesas redondas, livings) y la circulación de los asistentes, para brindar agilidad y fluidez al servicio.
El sonido y equipamiento técnico es considerado uno de los aspectos fundamentales para el éxito de los eventos presenciales o híbridos.
Foto: Cassa Lepage Art Hotel.
El director de orquesta
Podemos concluir que la adecuada selección de la sede resulta una variable de suma importancia para el logro de objetivos (posicionamiento, nuevos clientes, networking). Sin embargo, no podría dejar de destacar el rol del organizador general, como responsable de la integración de todos los aspectos mencionados.
Este profesional combina la visión innovadora con un enfoque estratégico, proyectándose como un líder inspirador para su equipo de trabajo, y también como el coordinador que asegura el cumplimiento de las metas corporativas o institucionales.
Silvia Citrullo.
* Silvia Citrullo. Técnica en Ceremonial y Protocolo – Directora de Ceremonial Meetings.
ceremonialmeetings@gmail.com
Fuente: mdzol.com